Pengelolaan Inventaris Sekolah

INVENTARISASI

I.          PENDAHULUAN

Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi, yaitu mencatat secara rapi dan teratur sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang menjadi hak milik lembaga. Sarana prasarana memegang  peranan yang sangat penting, hal ini berkaitan erat dengan dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang menjadi inventaris/hak milik lembaga yang harus  dipertanggungjawabkan pada tiap akhir tahun. Pelbagai  macam  nama/jenis perlengkapan/ barang yang dikelola oleh pimpinan unit - unit karya masih banyak belum diketahui secara langsung oleh lembaga, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap baik dan seragam. Menyadari akan hal tersebut maka Yayasan merasa perlu menyusun petunjuk pengelolaan inventaris, sehingga dapat terlaksananya pencatatan atau pengadministrasian inventaris secara mudah. Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris adalah untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh unit unit karya yaitu dari tingkat TK,SD, SLTP, SMA ,SMK.

II.      INVENTARISASI

A.      PENGERTIAN
Yang  dimaksud  dengan  inventarisasi  adalah  kegiatan  melaksanakan  pengurusan, penyelengaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris. Daftar barang inventaris adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan sejumlah barang milik lembaga dan dikuasai pimpinan sekolah , baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat sekolah mempunyaifungsi dan peranan yang sangat penting  dalam rangka :

1.        Tertib administrasi dan tertib barang milik lembaga (Yayasan).

2.        Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik lembaga (Yayasan).

3.  Usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang lembaga secara maksimal dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan.

4.   Menunjang  pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan unit unit karya melancarkan pencapaian maksud dan tujuan .

B.       PELAKSANAAN INVENTARISASI

Dalam usaha tertib administrasi pengelola barang inventaris yang ada di unit unit karya melakukan  pencatatan dengan baik dan benar dengan  mengggunakan  ( format )  sebagai berikut :

1.        Kartu inventarisasi kode ruangan (format inventaris 1).

2.        Kartu inventarisasi kode golongan barang (format inventaris 2).

3.        Inventaris  ruangan ( format 3 )

4.        Kartu Inventaris ruangan ( format 4 )

5.        Buku Induk Inventaris ( format 5 )

6.        Buku Penghapusan barang (format inventaris 6)

Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut :

1.       Kartu  kode ruangan dibuat untuk mempermudah mencari barang barang milik setiap ruangan agar tidak tertukar atau pindah ditempat lain. 

2.     Kartu  kode  golongan barang  dibuat  untuk  mengolongan  barang   inventaris  yang  berupa , Barang elektro, barang mebeler, dll.

3.    Inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor  atau  kelas yang memuat Barang barang yang ada di tempat itu.

4.    Kartu inventaris barang adalah  kartu yang berisi catatan barang inventaris yang terpisah atau Lengkap dengan kode barang tersebut.

5.    Buku Induk inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal     dari format inventaris 2 dan format inventaris 3 secara lengkap dan terperinci.

6.    Buku penghapusan barang di buat untuk penghapusan barang  atau menitiadakan barang yang sudah rusak atau tak layak pakai,

C.      MUTASI BARANG
Mutasi barang adalah perpindahan barang dari tempat atau ruang  asal ketempat yang lain,dan  terjadi karena bertambah dan berkurang.

1.        Bertambah, dapat disebabkan :

a.         Pengadaan baru karena pembelian

b.         Adanya sumbangan

c.         Perubahan peningkatan kuantitas

2.        Berkurang, dapat disebabkan :

a.         Rusak/hilang

b.         Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat

c.         Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan

D.      PETUGAS PELAKSANA

Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan inventaris menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung jawab dan pengurusan khusus yaitu pengurusan yang mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan, memelihara, dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki.  Pimpinan Kantor, sekolah, berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi, (penggunaa,perawatan)barang-barang inventaris ditingkatnya masing-masing.

E.       PELAPORAN
Pimpinan  Sekolah di   masing- masing tingkat berkewajiban  membuat  laporan  tentang kekayaan/keharta bendaan   yang dimiliki termasuk  yang dikelola dan disampaikan kepada Yayasan dengan format inventaris yang ada. Dalam pelaporan  inventarisasi barang ke yayasan dalam bentuk print out dan CD

F.       KODE LOKASI DAN KODE BARANG

Semua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan , unit-unit sekolah harus diberi tanda  dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh :

E.02.BB.V.Z

Keterangan :    E   = Kode Golongan Barang

                 02  = Kode Jenis Barang

                 BB = Kode Sekolah

      V  = Kode Lokasi Barang

Z  = Kode Yayasan harus diberi tanda  dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh diatas. Pada dasarnya barang yang dimiliki atau dikuasai pimpinan unit karya ada beberapa bidang :

1.         Tanah 

2.         Bangunan Gedung

3.         Alat-alat angkutan 

4.         Alat-alat Elektro ( studio ) 

5.         Perlengkapan  kantor dan rumah tangga ( mebeler )   

6.         Buku perpustakaan

7.         Peralatan Kantor 

8.         Peralatan Dapur

9.         Alat-alat laboratorium

10.     Alat kesenian dan kebudayaan

11.     Tanda-tanda penghargaan

12.     Alat Rumah tangga dan kebersihan

13.     Dan lain-lain

G.       MEMBERI LABEL DAN KODE BARANG

Setiap barang yang dikuasai oleh pimpinan sekolah harus diberi LABEL  dan nomor kode agar memudahkan untuk pendataan pencarian barang yang ada. Dalam pemberian kode barang yang berada di unit-unit   sekolah, harus  memberikan tambahan huruf Z dibelakang label. ( Z ) adalah kode Yayasan Karmel.

III. PENGHAPUSAN

A.      PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang sehubungan dengan tidak berfungsinya barang-barang tersebut.

     B.     PENGHAPUSAN

Pada prinsipnya barang dihapuskan disebabkan karena :

1.         Rusak berat atau setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk kepentingan lembaga, misalnya : karena hilang, rusak berat, karena bencana alam, dimakan usia, dihibahkan atau disumbangkan.

2.         Ketentuan penghapusan : Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan  dan pelaksanaannya dilakukan dengan berita acara penghapusan.

                                                                                                          

                                                                                                            Bagian Sarana Prasarana

                                                                                                                R. Suhariono Broto